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Accès aux courriels

L'assistante virtuelle doit savoir comment accéder à vos courriels afin que vous puissiez avoir un accès vocal interactif à vos courriels, et dans certains cas, à vos contacts et votre agenda. Dès qu'une connexion à votre serveur de messagerie est établie, vous pouvez:

  • Écouter vos courriels et y répondre par commandes vocales.
  • Transférer des courriels à vos contacts et collègues.
  • Envoyer un message vocal par courriel à n'importe quel contact de votre bottin vocal.
  • Supprimer et archiver des courriels.
  • Accéder à vos messages vocaux et télécopies sous forme de courriels et les gérer.

Si vous utilisez un serveur Google ou Microsoft, l'assistante virtuelle pourra aussi accéder à votre calendrier et à vos contacts. Vous pourrez alors profiter des fonctionnalités supplémentaires comme:

  • Synchroniser vos contacts avec votre bottin vocal afin de les appeler, leur envoyer des textos ou filtrer vos appels.
  • Consulter votre agenda du jour ou à n'importe quelle date dans les deux prochains mois.
  • Programmer des réunions et inviter des contacts et collègues à y participer en utilisant des commandes vocales.
  • Synchroniser votre statut de renvoi d'appels avec les événements de votre calendrier (disponible, en réunion, hors du bureau ou non disponible).

Votre abonnement au service d'assistante virtuelle n'inclut pas un compte courriel. Le système ne fait qu'établir une connexion entre votre compte de messagerie existant et le système téléphonique afin que vous puissiez accéder à vos courriels, contacts et calendrier.

Configurer votre connexion à la messagerie

À partir de la page Accès aux courriels, vous pouvez établir une connexion à votre compte de messagerie en fonction du type de serveur utilisé.

Cliquez l'une des options suivantes pour accéder aux directives de connexion:

La page Accès aux courriels sert à configurer la connexion à vos courriels, si votre abonnement inclut cette option. Une fois la connexion établie, vous pourrez utiliser des commandes vocales afin que l'assistante virtuelle vous lise vos courriels, cependant ceux-ci ne sont pas accessibles à partir du portail Web.

Connexion à Microsoft Office 365

Suivez ces étapes pour établir une connexion à la messagerie Microsoft Office 365:

  1. Obtenez les renseignements requis
  2. Préparez votre compte à accepter la connexion
  3. Configurez les paramètres de connexion

Renseignements requis

Vos codes d'accès sont requis pour établir une connexion à votre compte Office 365:

  • Identifiant: Code d'utilisateur permettant d'accéder à votre compte de courriel sur un serveur de messagerie comme Outlook. Vous pourriez aussi avoir besoin du nom de domaine du serveur.
  • Mot de passe: Mot de passe permettant d'accéder à vos courriels. Ces renseignements confidentiels sont automatiquement conservés sous forme cryptée par l'assistante virtuelle.
  • URL Exchange: Par exemple https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx.

Configurer les paramètres de connexion Office 365

Ouvrez une session sur le portail Web et suivez ces directives afin que l'assistante virtuelle puisse accéder à vos courriels sur un serveur Office 365:

  • Cliquez sur Configuration > Accès aux courriels dans le menu principal.
  • Entrez ou modifiez votre identifiant et mot de passe dans les champs appropriés en haut de la page.
  • Cliquez l'option Exchange.
  • Entrez l'adresse du serveur dans le champ URL Exchange. Exemple : https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx.
  • Cliquez sur Enregistrer pour lancer le processus de validation de la connexion à la messagerie.

Le système utilise les renseignements fournis pour établir une connexion au serveur de messagerie. Les résultats de chaque étape de validation s'afficheront, y compris toute erreur de connexion. Si tout se déroule bien, vous recevrez un courriel test confirmant l'établissement de la connexion.

En cas d'échec, vérifiez l'information que vous avez entrée dans les champs et relancez le processus de connexion. Autrement, vous pouvez configurer manuellement les paramètres de connexion ou choisir l'option Je ne sais pas afin que le système essaie d'établir une connexion à l'aide de différents paramètres et protocoles. Vous pouvez aussi consulter la rubrique Guide de dépannage pour la connexion à la messagerie pour plus d'information.

Connexion à Google G Suite

Ces directives visent les personnes dont l'entreprise utilise Google G Suite qui inclut les courriels, contacts, calendriers, documents et stockage/partage de fichiers en ligne. Si vous utilisez plutôt Google Gmail, allez à la rubrique Connexion à Google Gmail pour plus d'information.

Si vous utilisez un compte Google G Suite pour entreprise, vous pourrez facilement y établir une connexion si l'administrateur du compte a déjà installé et autorisé l'application d'assistante virtuelle offerte sur le portail G Suite Marketplace. Demandez à l'administrateur du compte Google G suite de préparer l'accès de l'assistante virtuelle.

Préparer le compte Google G Suite à accepter la connexion

L'administrateur du compte Google G Suite d'accomplir les étapes suivantes afin d’autoriser la connexion de l’assistante virtuelle:

  1. Ouvrez une session sur Google G Suite en tant qu'administrateur de domaine.
  2. Dans la console d'administration, cliquez sur Applications et cliquez sur Suite G Marketplace. Voir https://support.google.com/a/answer/172482?hl=fr pour plus d'information.
  3. À partir du Marketplace, lancez une recherche avec les mots clés « business phone with voice assistant ».
    1. Cliquez sur le bouton Installer de l'application d'assistante virtuelle. Voir https://apps.google.com/marketplace/u/0/app/doaliljldkmjcaijmhpedmlabcpngafb ?pann =adm.
  4. Suivez les directives d'installation de Google G Suite. Assurez-vous d'activer l'application d'assistante virtuelle pour tous les utilisateurs.

Configurer les paramètres de connexion Google G Suite.

Ouvrez une session sur le portail Web et suivez ces directives afin que l'assistante virtuelle puisse accéder à vos courriels sur un serveur Google G Suite:

  • Cliquez sur Configuration > Accès aux courriels dans le menu principal.
  • Sélectionnez l'option Google Apps.
  • Cliquez sur Enregistrer pour lancer le processus de connexion.
  • Puisque le compte a déjà été préparé pour l'utilisation de l'assistante virtuelle, il suffit de cliquer Connecter pour établir une connexion sans devoir fournir votre mot de passe.
  • En cliquant sur Connecter, Google G Suite vous demandera la permission d'autoriser l'assistante virtuelle à accéder à vos courriels, votre calendrier ainsi que vos contacts et fichiers.
  • Cliquez sur Accepter pour autoriser l'accès.
  • C'est tout. La connexion au compte de messagerie est établie. Le portail Web pourra alors accéder à vos contacts et les synchroniser tandis que l'assistante virtuelle pourra accéder à vos courriels, votre agenda et vos contacts.

Vos contacts personnels sur le serveur Google G Suite sont maintenant synchronisés avec vos contacts personnels sur le système de l'assistante virtuelle. Vos groupes de contacts seront aussi synchronisés, y compris le bottin vocal qui regroupe les contacts qui peuvent être appelés par l'assistante virtuelle. Pour créer et mettre à jour votre bottin vocal à partir de vos contacts Google G Suite, voir Synchroniser des contacts.

Connexion à Google Gmail

Ces directives s'adressent aux utilisateurs de Google Gmail. Si votre entreprise utilise plutôt Google G Suite qui inclut les courriels, contacts, calendriers, documents et stockage/partage de fichiers en ligne, consultez la rubrique Connexion à Google G Suite.

Vous pouvez facilement établir une connexion à votre compte Google Gmail.

Configurer les paramètres de connexion Gmail

Ouvrez une session sur le portail Web et suivez ces directives afin que l'assistante virtuelle puisse accéder à vos courriels sur un serveur Gmail:

  • Cliquez sur Configuration > Accès aux courriels dans le menu principal.
  • Entrez ou modifiez votre identifiant et mot de passe dans les champs appropriés en haut de la page.
  • Cliquez l'option Paramètres.
  • Sélectionnez Google G Mail de la liste déroulante Protocole d'accès.
  • D'après votre domaine de votre adresse courriel (gmail.com), le portail Web vous proposera automatiquement de cliquer sur Connecter pour établir votre connexion à la messagerie. Vous n'aurez pas à entrer votre mot de passe.
  • En cliquant sur Connecter, Google Gmail vous demandera la permission d'autoriser l'assistante virtuelle à accéder à vos courriels, calendrier, contacts et fichiers.
  • Cliquez sur Accepter pour autoriser l'accès.
  • C'est tout. La connexion au compte de messagerie est établie. Le portail Web pourra alors accéder à vos contacts et les synchroniser tandis que l'assistante virtuelle pourra accéder à vos courriels, votre agenda et vos contacts.

Vos contacts personnels sur le serveur Google Gmail sont maintenant synchronisés avec vos contacts personnels sur le système de l'assistante virtuelle. Vos groupes de contacts seront aussi synchronisés, y compris le bottin vocal qui regroupe les contacts qui peuvent être appelés par l'assistante virtuelle. Pour créer et mettre à jour votre bottin vocal à partir de vos contacts Google Gmail, voir Synchroniser des contacts.

Connexion Microsoft Exchange et Outlook Web App

Pour accéder à votre compte de messagerie à l'aide de l'assistante virtuelle, assurez-vous que le serveur Exchange prend en charge Outlook Web App (anciennement Outlook Web Access) et que vos permissions d'utilisateur autorisent l'accès au compte avec ce protocole. Demandez à l'administrateur Exchange ou consultez l'aide en ligne Outlook Web App de Microsoft.

Pour configurer les paramètres de connexion à un compte de messagerie Exchange:

  1. Obtenez les renseignements requis
  2. Préparez le compte Exchange à accepter connexion
  3. Configurez les paramètres de connexion

Renseignements requis

Vous devrez fournir l'information suivante pour établir une connexion à votre compte Exchange:

  • Identifiant pour accéder au compte de messagerie Exchange.
  • Votre mot de passe.
  • L'adresse URL du serveur de messagerie Exchange: Par exemple: https://webmail.entreprise.com/exchange ou http://206.200.104.1/exchange.

Configurer les paramètres de connexion Exchange

Suivez les directives suivantes pour configurer les paramètres de connexion à un compte de messagerie Exchange:

  • Cliquez sur Configuration > Accès aux courriels dans le menu principal.
  • Entrez ou modifiez votre identifiant et mot de passe dans les champs appropriés en haut de la page.
  • Cliquez l'option Paramètres.
  • Sélectionnez Exchange Server 2007 ou Outlook Web Access à partir de la liste déroulante Protocole d'accès.
  • Entrez l'adresse URL du serveur de réception Exchange. Par exemple: https://webmail.entreprise.com/exchange ou http://206.200.104.1/exchange.
  • Cliquez sur Enregistrer pour lancer le processus de validation de la connexion à la messagerie.

Le système utilise les renseignements fournis pour établir une connexion au serveur de messagerie. Les résultats de chaque étape de validation s'afficheront, y compris toute erreur de connexion. Si tout se déroule bien, vous recevrez un courriel test confirmant l'établissement de la connexion.

En cas d'échec, vérifiez l'information que vous avez entrée dans les champs (adresse URL du serveur, identifiant et mot de passe) et relancez le processus de connexion. Sinon, suivez ces directives pour vérifier la validité des codes d'accès:

  • Entrez l'URL du serveur Exchange dans la barre d'adresse d'un navigateur (p. ex.: https://webmail.compagnie.com/exchange).
  • Appuyez sur la touche Entrée.
  • Si l'écran n'affiche pas une page d'ouverture de session, cela signifie que l'URL du serveur n'est pas valide. Autrement, entrez votre identifiant (p. ex.: jean.tremblay) et mot de passe (p. ex.: motDePa$$e).
  • Cliquez sur OK.
  • Vous aurez alors accès à vos courriels si les codes d'accès sont valides. Sinon, vérifiez votre identifiant et mot de passe. C'est probablement pourquoi la connexion ne peut être établie.

Autrement, vous pouvez configurer manuellement les paramètres de connexion ou choisir l'option Je ne sais pas afin que le système essaie d'établir une connexion à l'aide de différents paramètres et protocoles. Vous pouvez aussi consulter la rubrique Guide de dépannage pour la connexion à la messagerie pour plus d'information.

L'assistante virtuelle utilise un lien spécial pour accéder aux contacts de votre compte Microsoft Exchange et les importer. Pour créer et mettre à jour votre bottin vocal à partir de vos contacts Exchange, voir Synchroniser des contacts.

Connexion à un serveur hébergé

L'assistante virtuelle possède une liste de fournisseurs de messagerie populaires (GoDaddy, Yahoo!, etc.) et de leurs paramètres d'accès. Si vos courriels sont hébergés chez un fournisseur connu, il suffira de fournir votre identifiant et mot de passe pour établir la connexion entre l'assistante virtuelle et votre compte de messagerie.

Pour configurer les paramètres de connexion à un compte de messagerie hébergé:

  1. Obtenez les renseignements requis
  2. Préparez votre compte à accepter la connexion
  3. Configurez les paramètres de connexion

Renseignements requis

Vous devrez fournir l'information suivante pour établir une connexion à votre compte hébergé:

  • Votre identifiant
  • Votre mot de passe

Préparer votre compte à accepter la connexion

Certains serveurs de messagerie exigent d'activer le protocole d'accès POP3 ou IMAP pour établir une connexion. Voici un lien vers les directives appropriées de fournisseurs de messagerie les plus utilisés:

Configurer les paramètres de connexion d'un serveur hébergé

Pour configurer les paramètres de connexion à un compte de messagerie hébergé:

  • Cliquez sur Configuration > Accès aux courriels dans le menu principal.
  • Entrez ou modifiez votre identifiant et mot de passe dans les champs appropriés en haut de la page.
  • Sélectionnez l'option Serveur hébergé.
  • Sélectionnez un fournisseur dans la liste déroulante Nom de compagnie. Si votre fournisseur n'est pas dans la liste, vous devez configurer manuellement les paramètres de connexion à la messagerie.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Le système utilise les renseignements fournis pour établir une connexion au serveur de messagerie. Les résultats de chaque étape de validation s'afficheront, y compris toute erreur de connexion. Si tout se déroule bien, vous recevrez un courriel test confirmant l'établissement de la connexion.

En cas d'échec, vérifiez l'information que vous avez entrée dans les champs et relancez le processus de connexion. Autrement, vous pouvez configurer manuellement les paramètres de connexion ou choisir l'option Je ne sais pas afin que le système essaie d'établir une connexion à l'aide de différents paramètres et protocoles. Vous pouvez aussi consulter la rubrique Guide de dépannage pour la connexion à la messagerie pour plus d'information.

Configurer manuellement les paramètres de connexion

Il est possible que votre compte de messagerie soit hébergé chez un fournisseur peu connu. Dans ce cas, il faudra configurer la connexion manuellement en fournissant des paramètres d'accès détaillés. Autrement, vous pouvez choisir l'option Je ne sais pas afin que le système essaie d'établir une connexion à l'aide de différents paramètres et protocoles.

Pour configurer les paramètres de connexion à un compte de messagerie:

  1. Obtenez les renseignements requis
  2. Configurez les paramètres de connexion

Renseignements requis

Vous devrez fournir l'information suivante pour établir une connexion à votre compte de messagerie:

  • Votre identifiant
  • Votre mot de passe.
  • Le protocole d'accès à la messagerie: POP3 ou IMAP
  • Exigence d'authentification (SSL): oui ou non
  • Adresse du serveur de réception (POP3 ou IMAP): par exemple: mail.entreprise.com ou https://webmail.enterprise.com.
  • Port du serveur de réception: Habituellement 110 (non SSL) ou 995 (SSL) pour le protocole POP3, et 143 (non SSL) ou 993 (SSL) pour le protocole IMAP.
  • Adresse du serveur d'envoi (SMTP): par exemple: mail.entreprise.com ou https://webmail.enterprise.com.
  • Port du serveur d'envoi: Habituellement 25 (non SSL) ou 465 (SSL) pour POP3 et IMAP.

Voir la Description des différents paramètres de connexion pour plus d'information.

Configurer les paramètres de connexion manuellement

Suivez ces directives si vos courriels sont gérés par un serveur ou fournisseur de messagerie inconnu, ou s'il est nécessaire de procéder à une configuration manuelle:

  • Cliquez sur Configuration > Accès aux courriels dans le menu principal.
  • Entrez ou modifiez votre identifiant et mot de passe dans les champs appropriés en haut de la page.
  • Cliquez l'option Paramètres.
  • Entrez les renseignements dans les champs appropriés. Voir la Description des différents paramètres de connexion pour plus d'information.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Le système utilise les renseignements fournis pour établir une connexion au serveur de messagerie. Les résultats de chaque étape de validation s'afficheront, y compris toute erreur de connexion. Si tout se déroule bien, vous recevrez un courriel test confirmant l'établissement de la connexion.

En cas d'échec, vérifiez l'information que vous avez entrée dans les champs et relancez le processus de connexion. Autrement, vous pouvez choisir l'option Je ne sais pas afin que le système essaie d'établir une connexion à l'aide de différents paramètres et protocoles. Vous pouvez aussi consulter la rubrique Guide de dépannage pour la connexion à la messagerie pour plus d'information.

Les serveurs POP3 et IMAP n'hébergent pas de contacts. Par conséquent, c'est sur le portail Web que vous devrez créer vos contacts ou les importer à partir d'un fichier CSV. Voir Importer des contacts pour plus d'information.

Je ne sais pas comment établir une connexion

L'option de connexion Je ne sais pas est utile aux utilisateurs qui ne connaissent pas leurs paramètres de connexion à leur messagerie. Choisissez l'option Je ne sais pas afin que le système essaie d'établir une connexion à l'aide de différents paramètres et protocoles.

Renseignements requis

Le système aura besoin des renseignements suivants pour essayer différents paramètres de connexion:

  • Votre identifiant
  • Votre mot de passe
  • Votre adresse courriel

Établir une connexion avec l'option "Je ne sais pas"

Suivez ces directives afin que le système essaie d'établir une connexion à l'aide de différents paramètres et protocoles:

  • Cliquez sur Configuration > Accès aux courriels dans le menu principal.
  • Entrez ou modifiez votre identifiant et mot de passe dans les champs appropriés en haut de la page.
  • Sélectionnez l'option Je ne sais pas.
  • Cliquez sur Enregistrer.

configurer manuellement les paramètres de connexion. Vous pouvez aussi consulter la rubrique Guide de dépannage pour la connexion à la messagerie pour plus d'information.

Description des différents paramètres de connexion

  • Protocole d'accès: Protocole utilisé pour accéder à votre compte de messagerie à distance. Exemple: POP3, IMAP ou OWA. Voir Types de protocole d'accès pour plus d'information.
  • SSL: Les protocoles POP3 ou IMAP peuvent exiger une connexion sécurisée SSL (Secure Socket Layer) pour crypter les courriels par souci de sécurité. Voir Cryptage SSL des courriels pour plus d'information.
  • Serveur de réception: Adresse du serveur qui reçoit et conserve les courriels reçus. Par exemple: mail.entreprise.com ou https://webmail.enterprise.com.
  • Port de réception: Numéro du port utilisé par les protocoles POP3 ou IMAP pour recevoir vos courriels. Habituellement 110 (non SSL) ou 995 (SSL) pour le protocole POP3, et 143 (non SSL) ou 993 (SSL) pour le protocole IMAP.
  • Serveur d'envoi (aussi nommé SMTP): Adresse du serveur SMTP qui transmet vos courriels sortants. Par exemple: mail.entreprise.com ou https://webmail.enterprise.com.
  • Port d'envoi: Numéro de port par lequel le serveur SMTP transmet vos courriels sortants. Habituellement 25 (non SSL) ou 465 (SSL).
  • Mon serveur d'envoi nécessite une authentification: Cochez cette case si le serveur d'envoi SMTP exige un identifiant et un mot de passe. C'est généralement le cas pour les connexions SSL.
    • Utiliser la même authentification que le serveur de réception: Cochez cette case si le serveur d'envoi exige l'utilisation des mêmes codes d'accès que le serveur de réception.
    • Utiliser une authentification différente: Cochez cette case si le serveur d'envoi SMTP utilise des codes d'accès différents pour vous authentifier.
      • Identifiant: Entrez l'identifiant requis par le serveur SMTP pour vous authentifier.
      • Mot de passe: Entrez le mot de passe requis par le serveur SMTP pour vous authentifier.

Types de protocole d'accès

Avant de configurer votre connexion à la messagerie, il importe de comprendre la différence entre les deux protocoles (méthodes) couramment utilisés pour accéder à un compte de messagerie: POP3 et IMAP.

  • POP3: Le protocole POP3 (Post Office Protocol) télécharge les courriels du serveur vers un seul ordinateur ou appareil, après quoi il les supprime du serveur par défaut. Ainsi, vous ne pourrez plus accéder à ces courriels depuis un autre ordinateur ou appareil. De plus, ce protocole ne sauvegarde pas les messages envoyés sur le serveur. Ils sont plutôt conservés sur l'ordinateur ou l'appareil utilisé pour les envoyer. Nous vous conseillons d'activer l'option POP3 permettant de conserver une copie des courriels sur le serveur.
  • IMAP: Le protocole IMAP (Internet Messaging Access Protocol) vous donne accès à vos courriels à partir de plusieurs ordinateurs ou appareils (portable, PC ou autre appareil mobile). Tous les courriels envoyés sont archivés sur le serveur, peu importe l'appareil utilisé pour les transmettre.

Par souci de sécurité et de confidentialité, les protocoles POP3 et IMAP exigent parfois le cryptage des données. Voir Cryptage SSL des courriels pour plus d'information. Si vous avez le choix, nous recommandons l'utilisation du protocole IMAP.

Cryptage SSL des courriels

Le protocole SSL vous permet de crypter les courriels entrants et sortants afin d'ajouter un niveau supplémentaire de sécurité à vos communications. Ce protocole crypte tout les messages avant de les faire circuler pour plus de sécurité. Le protocole POP3/SMTP par SSL crypte toutes les données échangées avec un certificat de sécurité qui protège vos codes d'accès et messages.

Dépannage de la connexion à la messagerie

Voir Guide de dépannage de la connexion à la messagerie pour plus d'information.

FAQ de la connexion à la messagerie

Voir FAQ de la connexion à la messagerie pour plus d'information.