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Contacts

L'assistante virtuelle utilise les contacts associés à votre bottin vocal pour les appeler, leur envoyer des courriels et messages texte, les inviter à des réunions et les reconnaître lorsqu'ils vous appellent.

L'accès vocal aux contacts est disponible uniquement aux utilisateurs dont l'abonnement comprend cette fonctionnalité. Pour l'ajouter à votre abonnement, consultez la rubrique Abonnements ou communiquez avec l'administrateur de votre compte.

Les utilisateurs associés à un compte d'entreprise ont automatiquement accès au répertoire des employés. Ainsi, vous pourrez appeler vos collègues et leur envoyer des courriels comme si vous les aviez inscrits dans votre liste de contacts. Vous pouvez également utiliser les contacts partagés de l'entreprise (si l'administrateur du compte d'entreprise vous y donne accès).

Votre bottin vocal peut accueillir un nombre limité de contacts (500 par défaut), mais vous pouvez demander à l'administrateur du compte d'augmenter votre limite. Un plus petit nombre de contacts dans le bottin vocal donnera de meilleurs résultats au niveau de la reconnaissance vocale des noms. Nous vous conseillons d'inclure dans votre bottin vocal uniquement les personnes avec qui vous communiquez fréquemment par téléphone, message texte ou courriel, ce qui n'est pas le cas de tous vos contacts.

Pour plus d'information sur les commandes vocales de l'agenda, voir Commandes vocales relatives aux contacts.

À partir de la page Contacts du portail Web, vous pouvez:

Aperçu de l'interface

La page Contacts comprend 3 onglets:

  • Contacts personnels: Répertorie tous les contacts personnels que vous avez ajouté manuellement ou importé d'un fichier CSV ou encore de votre compte Google G Suite ou Microsoft Exchange.
  • Contacts partagés: Cet onglet s'affiche uniquement si votre compte est associé à un compte d'entreprise et que l'administrateur vous a autorisé à y accéder.
  • Collègues: Cet onglet s'affiche uniquement si votre compte est associé à un compte d'entreprise. Ceux-ci incluent tous les employés inscrits dans le répertoire d'entreprise.

Cette page affiche la liste des contacts avec les renseignements suivants (certains détails sont contextuels):

ENTÊTE DE COLONNE

DESCRIPTION

Case à cocher

 Cochez la case à côté d'un ou plusieurs contacts pour effectuer certaines actions (p. ex.: exporter une liste de contacts).

Nom / Utilisateur

 Prénom et nom du contact ainsi qu'un indicatif de groupe à code-couleur. Cliquez sur ce lien pour ouvrir la fiche du contact personnel.

Mobile

 Numéro de téléphone cellulaire du contact. Cliquez sur ce lien pour composer ce numéro directement à l'aide du téléphone Web.

Maison

 Numéro de téléphone résidentiel du contact. Cliquez sur ce lien pour composer ce numéro directement à l'aide du téléphone Web.

Travail

 Numéro de téléphone au bureau du contact. Cliquez sur ce lien pour composer ce numéro directement à l'aide du téléphone Web.

Adresse courriel

 Adresse courriel du contact.

Poste

 Numéro du poste de l'employé relié au système téléphonique de l'entreprise.

Numéro de téléphone

 Numéro unique attribué à l'employé.

Lang

 Langue de communication de l'employé.

Communications avec le contact

Cliquez sur l'icône Communications pour afficher la liste des dernières communications avec ce contact (appels, messages vocaux, messages texte, télécopies, conversations enregistrées). Voir Afficher les communications avec un contact pour plus d'information.

Lier le contact

Cliquez sur l'icône Lier pour ajouter, lier ou afficher le contact associé à votre compte CRM. Lorsque vous cliquez sur l'icône, vous accéderez à la fiche du contact du CRM si un lien a déjà été établi. Voir Connecter des contacts à un CRM pour plus d'information.

Ouvrir la fiche d'un contact

Vous avez accès uniquement à la fiche de vos contacts personnels. Seul l'administrateur du compte d'entreprise peut accéder à la fiche des contacts partagés et des collègues.

Pour ouvrir la fiche d’un contact:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts et sélectionnez l'onglet correspondant au type de contact que vous souhaitez afficher: contacts personnels, contacts partagés ou collègues.
  • Cliquez sur le nom d'un contact personnel pour en afficher les renseignements.

Lier un contact à un CRM

Cette fonction n'est offerte qu'aux utilisateurs ayant établi un lien entre leurs contacts personnels et leur compte CRM. Si vous utilisez la plateforme CRM Insightly ou Salesforce, vous pouvez lier vos contacts personnels à votre compte CRM. Voir Connecter des contacts à un CRM pour plus d'information.

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts et sélectionnez l'onglet Contacts personnels.
  • L'icône affichée dans la colonne CRM indique le statut de connexion à votre compte CRM:
    • L'icône Ajouter indique que ce contact n'est pas dans le CRM. Cliquez sur l'icône pour l'ajouter.
    • L'icône Non-lié indique que le contact est dans le CRM mais que vous ne l'avez pas lié. Cliquez sur l'icône pour établir un lien et accéder au contact sur le CRM.
    • L'icône Lié indique que le contact est déjà associé à la fiche de contact dans le CRM. Cliquez sur l'icône pour accéder au contact sur le CRM.

Afficher les communications avec un contact

Pour consulter l’historique de vos communications avec un contact personnel:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts et sélectionnez l'onglet Contacts personnels.
  • Cliquez sur l'icône Communications correspondant au contact en question.
  • Une nouvelle page affiche votre historique de communication avec le contact sélectionné. Les communications comprennent les renseignements suivants:
    • Messages vocaux: Cliquez pour ce lien pour afficher la liste des messages vocaux laissés par ce contact.
    • Textos: Cliquez sur ce lien pour afficher la liste des messages textes échangés avec ce contact.
    • Télécopies: Cliquez pour ce lien pour afficher la liste des télécopies provenant de ce contact.
    • Conversations: Cliquez pour ce lien pour afficher la liste des conversations enregistrées avec ce contact.
    • Journal d'appels: Cliquez sur ce lien pour afficher la liste des appels échangés avec ce contact.
    • Logo du CRM: Le logo du CRM Insightly ou Salesforce s'affiche si le contact sélectionné est lié à votre compte CRM. Cliquez sur le logo pour ouvrir le contact de votre CRM.

Façons d'ajouter des contacts

Il existe 3 façons d'ajouter des fiches à vos contacts personnels. À noter: seul l'administrateur du compte d'entreprise peut accéder aux contacts partagés et aux collègues.

  • Ajouter des contacts manuellement.
  • Importer des contacts à partir d'un fichier CSV.
  • Lier vos contacts à votre compte Google G Suite ou Microsoft Exchange. Les serveurs Google G Suite et Microsoft Exchange permettent à l'assistante virtuelle d'accéder à vos contacts à distance.

Ajouter des contacts manuellement

Pour ajouter manuellement des fiches à vos contacts personnels:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cliquez sur le bouton Nouveau pour afficher le formulaire de contact.
  • Remplissez les champs appropriés. Voir Fiche d'un contact pour plus d'information.
  • Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le contact à vos contacts personnels.
  • Synchronisation: Le nouveau contact s'ajoutera à votre compte Google ou Microsoft si vous avez choisi de synchroniser vos contacts personnels avec votre serveur de messagerie.

Importer des contacts

Importer des contacts à partir d'un fichier CSV

Pour importer des contacts dans votre répertoire Contacts personnels à partir d'un fichier CSV:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cliquez sur le bouton  Importer pour lancer l'assistant d'importation.
    Pour importer des contacts depuis Outlook, ACT, Yahoo! ou d'autres sources, vous devez d'abord exporter vers un fichier CSV les contacts avec lesquels vous communiquez fréquemment.
    • Directives d'importation des contacts: Cliquez sur l'icône pour obtenir de l'information sur le fichier CSV et la façon de l'importer dans votre répertoire Contacts personnels. Voir Fichier de contacts en format CSV pour plus d'information.
    • Directives d'exportation des contacts: Cliquez sur l'icône pour savoir comment générer un fichier CSV depuis différentes sources afin de l'importer dans votre répertoire Contacts personnels. Voir Exporter des contacts vers un fichier CSV pour plus d'information sur la façon d'exporter des contacts depuis Outlook, Gmail, Yahoo!, etc.
  • Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier CSV contenant les contacts à importer dans vos contacts personnels. Cliquez sur Ouvrir pour confirmer votre choix.
  • Sélectionnez les groupes auxquels vos contacts doivent être associés. N'oubliez pas de les inclure dans le groupe Bottin vocal si vous souhaitez utiliser des commandes vocales pour communiquer avec eux. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Nouveau groupe pour les associer à un nouveau type de groupe.
  • Spécifiez ce qui doit être fait avec les doublons. Vous avez le choix de:
    • Conserver les contacts existants (rejeter ceux du fichier d'importation).
    • Remplacer les contacts existants (utiliser ceux du fichier d'importation).
  • Cliquez sur le bouton Importer pour démarrer le processus.
  • L'assistant d'importation affiche le nombre de contacts à ajouter/modifier, supprimer, rejeter, etc. Cliquez sur OK pour procéder à l'importation. Un rapport d'importation s'affichera à la fin du processus.
  • Cliquez sur Terminé pour afficher la liste de contacts importés dans votre répertoire Contacts personnels.
  • Synchronisation: Les contacts s'ajouteront à votre compte Google ou Microsoft si vous avez choisi de synchroniser vos contacts personnels avec votre serveur de messagerie.

Vous pouvez maintenant ajuster la prononciation phonétique et les numéros de téléphone de vos contacts. Voir Numéros de téléphone mal formatés et Phonétisation pour plus d'information.

Fichier de contacts en format CSV

Le fichier CSV peut contenir les champs suivants, mais les champs obligatoires comprennent le prénom et nom du contact ainsi qu'une adresse courriel ou un numéro de téléphone.

  • Titre de poste
  • Prénom
  • Nom
  • Compagnie
  • Rue
  • Ville
  • Province/état
  • Code postal
  • Pays
  • Numéro de télécopieur
  • Numéro d'affaires
  • Numéro résidentiel
  • Mobile
  • Courriel
  • Langue (en, fr)
  • Anniversaire
  • Salutation (M., Mlle, Mme, Dr, Me)
  • Sexe (M, F)
  • Phonétique1 (prononciation phonétique du nom en anglais)
  • Phonétique2 (prononciation phonétique du nom en français)
  • Numéro principal (Travail, Mobile, Maison)

Cliquez sur le lien suivant pour télécharger un exemple de fichier d'importation en format CSV.

Exporter des contacts vers un fichier CSV

Plusieurs sources permettent d'exporter des contacts en format CSV: Microsoft Outlook, Google, Yahoo, Mac, etc.

Voici quelques liens menant aux directives d'exportation en format CSV des plateformes les plus utilisées:

Importer des contacts provenant de Gmail ou Google G Suite

Si vos contacts sont hébergés avec Gmail ou Google G Suite, vous pouvez les importer directement dans vos contacts personnels et les mettre à jour au besoin. Pour choisir cette option, vous devez d'abord configurer votre connexion à la messagerie à la page Configuration > Accès aux courriels. Voir Accès aux courriels pour plus d'information.

Les contacts associés au groupe Bottin vocal sont les seuls qui peuvent être utilisés avec des commandes vocales. Ce groupe peut accueillir un nombre limité de contacts (500 par défaut), mais vous pouvez demander à l'administrateur du compte d'augmenter votre limite. Un plus petit nombre de contacts dans le bottin vocal donnera de meilleurs résultats au niveau de la reconnaissance vocale des noms. Nous vous conseillons d'y inclure uniquement les personnes avec qui vous communiquez fréquemment par téléphone, message texte ou courriel, ce qui n'est pas le cas de tous vos contacts.

Si votre compte Gmail ou Google G Suite contient un trop grand nombre de contacts, créez un groupe et associez-y les contacts que vous souhaitez importer et synchroniser avec le bottin vocal. Voir l'aide de Google pour plus d'information.

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cliquez sur le bouton  Importer pour afficher la page d'importation.
  • Spécifiez ce qui doit être fait avec les doublons. Vous avez le choix de:
    • Conserver les contacts existants (rejeter ceux du fichier d'importation).
    • Remplacer les contacts existants (utiliser ceux du fichier d'importation).
  • Sélectionnez Importer des contacts de mon serveur de messagerie (Exchange ou Gmail).
  • Sélectionnez Google G Suite et entrez votre identifiant (adresse courriel) et mot de passe, sauf si vous avez déjà configuré votre connexion à la messagerie sous Configuration > Accès aux courriels. Voir Accès aux courriels pour plus d'information.
  • Entrez le nom du dossier de contact Google G Suite ou Gmail (Mes Contacts par défaut). Entrez le nom d'un groupe si vous souhaitez importer uniquement les contacts associés à un groupe dans votre compte Google G Suite ou Gmail.
  • Précisez les contacts à importer:
    • Importer uniquement les contacts nouveaux ou modifiés depuis la dernière synchronisation
    • Importer tous les contacts
  • Cliquez sur le bouton Importer pour démarrer le processus.
  • L'assistant d'importation affiche le nombre de contacts à ajouter/modifier, supprimer, rejeter, etc. Cliquez sur OK pour procéder à l'importation.
  • Le rapport d'importation s'affichera. Cliquez sur Terminé pour afficher la liste de contacts importés dans votre répertoire Contacts personnels.

Vous pouvez maintenant ajuster la prononciation phonétique et les numéros de téléphone de vos contacts. Voir Numéros de téléphone mal formatés et Phonétisation pour plus d'information.

Importer des contacts hébergés sur un serveur Microsoft Exchange

Si vos contacts sont hébergés sur un serveur Microsoft Exchange, vous pouvez les importer directement dans vos contacts personnels et les mettre à jour au besoin. Pour choisir cette option, vous devez d'abord configurer votre connexion à la messagerie à la page Configuration > Accès aux courriels. Voir Accès aux courriels pour plus d'information.

Les contacts associés au groupe Bottin vocal sont les seuls qui peuvent être utilisés avec des commandes vocales. Ce groupe peut accueillir un nombre limité de contacts (500 par défaut), mais vous pouvez demander à l'administrateur du compte d'augmenter votre limite. Un plus petit nombre de contacts dans le bottin vocal donnera de meilleurs résultats au niveau de la reconnaissance vocale des noms. Nous vous conseillons d'y inclure uniquement les personnes avec qui vous communiquez fréquemment par téléphone, message texte ou courriel, ce qui n'est pas le cas de tous vos contacts.

Pour importer des contacts hébergés sur un serveur Microsoft Exchange:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cliquez sur le bouton  Importer pour afficher la page d'importation.
  • Spécifiez ce qui doit être fait avec les doublons. Vous avez le choix de:
    • Conserver les contacts existants (rejeter ceux du fichier d'importation).
    • Remplacer les contacts existants (utiliser ceux du fichier d'importation).
  • Sélectionnez Importer des contacts de mon serveur de messagerie (Exchange ou Gmail).
  • Sélectionnez Exchange puis entrez l'adresse (URL) du serveur Exchange ainsi que votre identifiant et mot de passe.
  • Entrez le nom du dossier de contacts de votre compte Exchange (habituellement Contacts).
  • Si vous souhaitez importer des contacts spécifiques, spécifiez le répertoire ou la catégorie auxquels ils sont associés.
  • Précisez les contacts à importer:
    • Importer uniquement les contacts nouveaux ou modifiés depuis la dernière synchronisation
    • Importer tous les contacts
  • Cliquez sur le bouton Importer pour démarrer le processus.
  • L'assistant d'importation affiche le nombre de contacts à ajouter/modifier, supprimer, rejeter, etc. Cliquez sur OK pour procéder à l'importation.
  • Le rapport d'importation s'affichera. Cliquez sur Terminé pour afficher la liste de contacts importés dans votre répertoire Contacts personnels.

Vous pouvez maintenant ajuster la prononciation phonétique et les numéros de téléphone de vos contacts. Voir Numéros de téléphone mal formatés et Phonétisation pour plus d'information.

Synchroniser vos contacts avec votre serveur de messagerie

Accédez à vos réglages de synchronisation des contacts pour choisir où conserver vos contacts (localement ou sur votre serveur de messagerie) et comment les mettre à jour ou les synchroniser s'ils sont hébergés sur votre serveur de messagerie.

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cliquez sur le bouton Paramètres pour accéder aux réglages de synchronisation des contacts.
  • Sélectionnez l'une des options de gestion des contacts:
    • Gérer mes contacts localement.
    • Gérer mes contacts sur le serveur de messagerie. Si vous sélectionnez cette option, vous pourrez synchroniser manuellement ou automatiquement vos contacts sur le serveur Google ou Exchange par le biais du portail Web ou par commandes vocales à l'assistante virtuelle. Sélectionnez une option de synchronisation des contacts:
      • L'assistante doit rafraîchir mes contacts à chaque appel
      • Le Web doit synchroniser mes contacts à chaque accès
  • Sélectionnez les groupes qui doivent être synchronisés avec votre compte Google. Cochez la case correspondant aux groupes de contact qui doivent être synchronisés entre le portail Web et votre compte Google. Le groupe Bottin vocal sur votre serveur de messagerie est réservé à l'assistante virtuelle. Il ne faut pas le supprimer ou le renommer.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Synchronisation: Vous pouvez établir une synchronisation (groupes et contacts personnels) bidirectionnelle entre le serveur de l'assistante virtuelle et votre compte Google ou Exchange. Si vous êtes associé à un abonnement d'entreprise, les groupes Bottin vocal et Collègues seront automatiquement créés et synchronisés entre les deux systèmes. Par conséquent, toute modification à un contact ou groupe sur un système (portail Web ou serveur de messagerie) sera automatiquement synchronisée entre les deux.

Connecter des contacts à un CRM

Vos contacts personnels peuvent être liés avec ceux d'une plateforme de gestion des relations avec la clientèle (CRM). Vous pouvez ainsi accéder facilement aux renseignements sur vos contacts.

Paramètres de connexion à un CRM

Le portail Web peut établir une connexion à votre CRM comme suit:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Configuration > Autres apps.
  • Sélectionnez la plateforme CRM que vous souhaitez relier au portail Web.
  • S'il s'agit d'un compte Insightly, entrez les renseignements suivants:
    • Adresse courriel: Adresse courriel associée à votre compte Insightly.
    • Clé API: Clé API unique associée à votre compte Insightly.
  • S'il s'agit d'un compte Salesforce, entrez les renseignements suivants:
    • Clé de consommation
    • Code secret de consommation
    • Jeton de sécurité
  • Cliquez sur le bouton Lier pour établir la connexion avec la plateforme.
  • Suivez les directives de l'assistant de connexion pour choisir les contacts à synchroniser sur chaque système (plateforme CRM et portail Web).

Importer/exporter des contacts d'un CRM

Après avoir établi la connexion à votre compte CRM, vous pouvez lier les contacts des deux plateformes:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts. 
  • Cliquez sur le bouton CRM (Insightly ou Salesforce) pour accéder à la page de liaison des contacts.
  • Sélectionnez l'opération à effectuer:
    • Importer des contacts du CRM.
    • Exporter des contacts du CRM.
  • Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer l'importation ou l'exportation. Le portail comparera les contacts sur les deux plateformes afin d'identifier ceux qui peuvent être exportés ou importés. Sélectionnez les contacts souhaités et cliquez sur Importer ou Exporter.

Supprimer des contacts

Important: Un contact supprimé sur le portail Web le sera également sur votre compte Google G Suite, Gmail ou Microsoft Exchange si vous avez choisi de synchroniser vos contacts. Voir Synchronisation des contacts pour plus d'information.

Pour supprimer la fiche de l'un de vos contacts personnels:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cochez la case à côté du nom du contact à supprimer. Vous pouvez cocher plusieurs cases pour supprimer un ensemble de contacts d'un coup.
  • Cliquez sur le bouton Supprimer.
  • Une fenêtre-éclair vous invitera à confirmer la suppression. Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.
  • Synchronisation: Le contact sera supprimé de votre compte Google ou Microsoft si vous avez choisi de synchroniser vos contacts personnels avec votre serveur de messagerie.

Modifier un contact

Important: Un contact modifié sur le portail Web le sera également sur votre compte Google G Suite, Gmail ou Microsoft Exchange si vous avez choisi de synchroniser vos contacts. Voir Synchronisation des contacts pour plus d'information.

Pour modifier la fiche de l'un de vos contacts personnels:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cliquez sur le nom du contact à modifier. Les détails de la fiche de contact s'afficheront.
  • Modifiez les champs au besoin. Voir Fiche d'un contact pour plus d'information sur les différents champs.
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
  • Synchronisation: Le contact sera modifié dans votre compte Google ou Microsoft si vous avez choisi de synchroniser vos contacts personnels avec votre serveur de messagerie.

Groupes de contact

Vous pouvez créer des groupes sur le portail Web et y associer des contacts. Les groupes servent notamment à filtrer vos appels lorsque les règles de renvoi d'appel d'un statut l'exigent. Par exemple, lorsque votre statut est En réunion, vous pouvez accepter de recevoir des appels uniquement des contacts appartenant au groupe Clients et Collègues. Tout autre appelant sera dirigé vers votre boîte vocale.

Seuls vos contacts personnels peuvent être associés à des groupes. Le système crée automatiquement un groupe nommé Bottin vocal afin d'y associer les contacts qui doivent être accessibles par commande vocale. Si vous êtes associé à un abonnement d'entreprise, votre bottin vocal inclut également vos collègues (provenant d'un groupe spécialement réservé aux collègues).

Synchronisation: Vos groupes et contacts seront synchronisés avec votre compte Google ou Microsoft si vous avez choisi d'activer cette option. Si vous êtes associé à un abonnement d'entreprise, les groupes Bottin vocal et Collègues seront automatiquement créés et synchronisés entre les deux systèmes.

Créer un groupe de contact

Pour créer un nouveau groupe:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cliquez sur l'icône  Modifier à côté de la liste déroulante Groupe affiché.
  • Remplissez le champ Nom du groupe.
  • Cochez la case à côté du nom de chaque contact à inclure dans le groupe.
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
  • Synchronisation: Le groupe s'ajoutera à votre compte Google ou Microsoft si vous avez choisi de synchroniser vos contacts personnels avec votre serveur de messagerie.

Associer des contacts à un groupe

Pour associer un contact personnel à un groupe:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Sélectionnez un groupe dans la liste déroulante Groupe affiché.
  • Cliquez sur l'icône  Ajouter à côté de la liste déroulante Groupe affiché.
  • Cochez la case à côté du nom de chaque contact à inclure dans le groupe.
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
  • Synchronisation: Le contact modifié sera mis à jour dans votre compte Google ou Microsoft si vous avez choisi de synchroniser vos contacts personnels avec votre serveur de messagerie.

Retirer des contacts d'un groupe

Pour retirer un contact personnel d'un groupe:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Sélectionnez un groupe dans la liste déroulante Groupe affiché.
  • Cliquez sur l'icône  Ajouter à côté de la liste déroulante Groupe affiché.
  • Décochez la case à côté du nom de chaque contact à retirer du groupe.
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
  • Synchronisation: Le contact sera retiré du groupe identique dans votre compte Google ou Microsoft si vous avez choisi de synchroniser vos contacts personnels avec votre serveur de messagerie.

Afficher les numéros de téléphone mal formatés

Les numéros mal formatés sont affichés en rouge dans la liste de contacts.

Pour afficher uniquement les numéros mal formatés:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cochez la case Afficher les numéros de téléphone mal formatés au bas de la liste de contacts.

Pour chaque numéro mal formaté:

  • Cliquez sur le nom du contact pour modifier son numéro de téléphone.
  • Dans le champ du numéro de téléphone à modifier, entrez le code de pays, l'indicatif régional et le numéro local en format TAPI ou cliquez sur l'icône  Modifier pour accéder à l'assistant de formatage.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Composer un numéro de téléphone à l'aide du téléphone Web

Le système comprend un téléphone Web qui peut composer des numéros depuis l'interface du portail Web. Le téléphone Web peut être configuré de manière à vous rappeler avant de composer le numéro. Vous pouvez également utiliser un casque d'écoute ou un microphone et des haut-parleurs pour effectuer l'appel depuis votre ordinateur.

Cliquez sur n'importe quel numéro de téléphone figurant dans la liste de contacts pour l'appeler à l'aide du téléphone Web.

Renseignements d'un contact

La fiche de contact comprend 5 sections:

  1. Renseignements généraux
  2. Numéros de téléphone
  3. Groupes
  4. Adresse
  5. Attributs (langue, anniversaire, etc.)

Renseignements généraux d'un contact

Dans la section Information, entrez les renseignements généraux du contact dans les champs appropriés. L'assistante virtuelle pourra identifier ce contact à condition de préciser minimalement le prénom et nom du contact.

  • Sexe: Sélectionnez Homme ou Femme dans la liste déroulante.
  • Salutation: Sélectionnez une forme de salutation dans la liste déroulante.
  • Prénom et nom: Entrez le prénom et nom du contact. Assurez-vous que le nom est correctement orthographié.
  • Nom phonétique: L'assistante virtuelle utilise la phonétique pour comprendre le nom d'un contact ou collègue avec qui vous souhaitez communiquer. Une entrée phonétique est créée automatiquement pour le nom et prénom de chaque personne inscrite dans votre bottin vocal. Cependant, il est parfois nécessaire d'ajuster la prononciation de certains noms afin d'en améliorer la reconnaissance vocale, surtout lorsqu'il s'agit d'un nom en langue étrangère. Ce champ est généralement vide.

Phonétisation

Pour ajuster la prononciation du nom d'un contact que l'assistante virtuelle a du mal à reconnaître:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cliquez sur le nom du contact nécessitant un ajustement phonétique.
  • Dans le champ Nom phonétique, entrez la bonne prononciation du nom. Pour vous aider à en déterminer l'orthographe phonétique, cliquez sur le lien Comment ajuster la phonétique d'un nom propre. Vous aurez alors accès à plusieurs outils de phonétisation.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Numéros de téléphone

Entrez les différents numéros de téléphone du contact (travail, mobile, maison, télécopieur). Assurez-vous d'entrer les numéros de téléphone en format TAPI. Cliquez sur l'icône Modifier pour vous accéder à l'assistant de formatage.

Les numéros de téléphone doivent respecter le format universel TAPI suivant:

  • Pays/région
  • Ville/Indicatif régional
  • Numéro local
  • Poste téléphonique

Voici quelques formats respectant le modèle TAPI:

  • +1 (514) 555 1212
  • +1 (514) 555 1212 x201
  • +33 (1) 4331 1212
  • +44 (3456) 6789

Groupes

Le portail Web vous permet de créer des groupes et d'y associer des contacts. Les groupes servent notamment à filtrer vos appels lorsque les règles de renvoi d'appel d'un statut l'exigent. Par exemple, lorsque votre statut est En réunion, vous pouvez accepter de recevoir des appels uniquement des contacts appartenant au groupe Clients et Collègues. Tout autre appelant sera dirigé vers votre boîte vocale.

Cochez la case à côté du nom du groupe auquel vous souhaitez associer le contact. Décochez la case pour le retirer du groupe. Vous pouvez également cliquer sur le lien Nouveau groupe pour créer un nouveau groupe et y associer le contact.

Adresse

Entrez les coordonnées du contact (adresse, ville, état/province, code postal et pays). Ces champs ne sont pas obligatoires.

Attributs

Cette section contient des renseignements supplémentaires comme la langue, la date d'anniversaire, le titre de poste et la compagnie du contact. Lorsque vous précisez la date d'anniversaire d'un contact, l'assistante virtuelle lui souhaitera bonne fête chaque fois qu'il ou elle communiquera avec vous pendant la semaine de son anniversaire.

  • Langue: Sélectionnez la langue de communication du contact afin que l'assistante virtuelle sache comment interagir avec cette personne.
  • Anniversaire: L'assistante virtuelle souhaitera un bon anniversaire à ce contact 3 jours avant et après cette date chaque fois qu'elle interagira avec cette personne. Grâce à ce champ, l'assistante virtuelle peut également vous rappeler la date d'anniversaire du contact.
  • Titre de poste: Entrez la désignation de l'emploi du contact. Vous pouvez laisser ce champ vide.
  • Compagnie: Entrez le nom de l'entreprise qui emploie ce contact. Vous pouvez laisser ce champ vide.

Exporter des contacts

Vous pouvez exporter une liste de contacts vers un fichier CSV ou PDF.

Exporter une liste de contacts vers un fichier CSV

Pour exporter une liste de contacts vers un fichier CSV:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Sélectionnez les contacts à exporter:
    • Un ou plusieurs contacts: Cochez la case à côté du nom des contacts à exporter.
    • Tous les contacts: Cochez la case en haut de la liste, à côté de l'entête Nom. Tous les contacts seront automatiquement sélectionnés.
  • Cliquez sur le bouton CSV pour ouvrir la fenêtre d'exportation.
  • Par défaut, le fichier est nommé contacts.CSV.
    • Modifiez le nom du fichier si nécessaire, mais conservez l'extension CSV. Exemple: renommez contacts.csv par mescontacts.csv.
    • Assurez-vous d'enregistrer le fichier dans le répertoire désiré.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Exporter une liste de contacts vers un fichier PDF

Pour exporter une liste de contacts vers un fichier PDF:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Sélectionnez les contacts à exporter:
    • Un ou plusieurs contacts: Cochez la case à côté du nom des contacts à exporter.
    • Tous les contacts: Cochez la case en haut de la liste, à côté de l'entête Nom. Tous les contacts seront automatiquement sélectionnés.
  • Cliquez sur le bouton PDF pour ouvrir la fenêtre d'exportation.
  • Le document PDF s'ouvrira automatiquement dans une nouvelle fenêtre et sera enregistré dans le répertoire par défaut de votre ordinateur.

Trier, rechercher et filtrer les contacts

Vous pouvez rapidement trouver des contacts à l'aide d'un mot-clé ou en filtrant la liste par type de champ.

Trier les contacts

La liste des contacts est triée par ordre alphabétique.

Vous pouvez trier les différentes colonnes par ordre alphabétique ou numérique (en fonction du type d'information dans la colonne) en cliquant sur les entêtes de colonnes dans le tableau.

Rechercher

En haut de la liste, cliquez sur l'onglet correspondant au type de contacts que vous recherchez: Contacts personnels, Contacts partagés ou Collègues.

  • La première rangée de la liste contient des champs vides dans lesquels vous pouvez entrer un mot-clé pour rechercher un contact particulier. Par exemple, tapez "Jean" dans la colonne Nom et appuyez sur la touche Entrée pour afficher tous les contacts contenant le mot "Jean".
  • Pour supprimer le filtre de recherche, supprimez les mots-clés entrés dans la première rangée du tableau et appuyez sur la touche Entrée.

Filtrer par groupe

Vous pouvez filtrer la liste des contacts personnels par groupe. Voir Groupes de contacts pour plus d'information.

  1. En haut de la liste, cliquez sur l'onglet Contacts personnels.
  2. Sélectionnez un groupe dans la liste déroulante Groupe affiché en haut à gauche de la table.
  3. Sélectionnez Tous les contacts pour afficher afficher la liste complète des contacts.