Rappels
Les rappels vous avisent d'événements importants et de choses à faire. Ils peuvent être ponctuels ou récurrents. Ainsi, l'assistante virtuelle vous joindra au numéro spécifié pour vous communiquer le rappel et peut aussi attendre vos commandes vocales si vous avez choisi cette option.
Les rappels utilisent l'un des numéros de téléphone (poste, maison, mobile, travail, etc.) associés à votre compte (sous Configuration > Numéros de téléphone). Vous pouvez utiliser ces appels pour:
- vous rappeler de faire certaines tâches;
- épargner sur les frais d'antenne et d'interurbains;
- vous aider à mettre fin à une rencontre interminable;
- fixer une heure de réveille-matin.
Vous pouvez définir et gérer vos rappels sur le portail Web, l'application mobile et un téléphone à l'aide de commandes vocales ou par clavier.
Pour savoir comment définir et gérer les rappels à l'aide de commandes vocales ou de l'application mobile, voir Commandes vocales des rappels et Gérer les rappels sur l'application mobile.
À partir de la page Rappels du portail Web, vous pouvez:
- Afficher la liste de rappels.
- Créer un rappel.
- Activer ou désactiver un rappel.
- Modifier un rappel.
- Supprimer un rappel.
- Exporter les détails des rappels vers un fichier CSV ou PDF.
- Trier la liste des rappels.
Aperçu de l'interface
Cette page affiche la liste des rappels avec les renseignements suivants:
ENTÊTE DE COLONNE |
DESCRIPTION |
|---|---|
Case à cocher |
Cochez la case à côté d'un ou plusieurs rappels pour effectuer certaines actions (p. ex.: exporter une liste de rappels). |
Nom |
Nom descriptif du rappel. Cliquez sur ce lien pour accéder aux Réglages du rappel. |
Récurrence |
Indique la fréquence du rappel (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle, etc.). Cliquez sur ce lien pour accéder aux Réglages du rappel. |
Prochain rappel |
Date et heure du prochain rappel (format AAAA-MM-JJ HH:MM:SS). Cliquez sur ce lien pour accéder aux Réglages du rappel. |
Téléphone |
Numéro de téléphone à composer pour communiquer le rappel. Cliquez sur ce lien pour accéder aux Réglages du rappel. |
Actif |
Case à cocher servant à activer ou à désactiver un rappel. |
Afficher la liste de rappels
Pour afficher la liste de rappels:
- Cliquez sur Rappels dans le menu principal.
- Cliquez n'importe quel champ dans la rangée d'un rappel pour accéder à ses réglages.
Créer un rappel
- Dans le menu principal, cliquez sur Rappels.
- Cliquez sur le bouton Nouveau.
- Remplissez les champs avec l'information requise. Voir Réglages des rappels pour plus d'information.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier un rappel
Pour modifier un rappel:
- Dans le menu principal, cliquez sur Rappels.
- Dans la liste des rappels, cliquez sur le nom de celui que vous souhaitez modifier.
- Modifiez les champs au besoin. Voir Réglages des rappels pour plus d'information.
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Désactiver / Activer un rappel
Pour désactiver un rappel sans le supprimer:
- Dans le menu principal, cliquez sur Rappels.
- Décochez la case Actif dans la rangée d'un rappel pour le désactiver.
Pour activer un rappel:
- Dans le menu principal, cliquez sur Rappels.
- Cochez la case Actif dans la rangée d'un rappel pour le réactiver.
Supprimer un rappel
Vous pouvez supprimer un rappel lorsqu'il n'est plus nécessaire. Cependant, vous pouvez simplement le désactiver si vous prévoyez l'utiliser à l'avenir. Voir Désactiver / activer un rappel pour plus d'information.
Pour supprimer un rappel:
- Dans le menu principal, cliquez sur Rappels.
- Dans la liste des rappels, cliquez sur le nom de celui que vous souhaitez supprimer. Vous pouvez cocher plusieurs cases pour supprimer un ensemble de rappels d'un coup.
- Cliquez sur le bouton Supprimer.
- Une fenêtre-éclair vous invitera à confirmer la suppression. Cliquez sur OK pour supprimer le rappel.
Réglages des rappels
Nom du rappel
Entrez un nom descriptif pour le rappel.
Accès à l'assistante
Cochez cette case si vous souhaitez que l'assistante virtuelle attende vos commandes vocales lorsque vous prenez son appel.
Récurrence
Les champs de récurrence déterminent le moment et la fréquence du rappel.
- Aucune: Sélectionnez cette option si vous souhaitez déclencher le rappel une seule fois.
- Jours de semaine: Sélectionnez cette option pour déclencher le rappel pendant vos jours de travail (du lundi au vendredi), tels que définis dans vos horaires. Pour modifier les jours de travail, voir Horaires de renvoi d'appels pour plus d'information.
- Fin de semaine: Sélectionnez cette option pour déclencher le rappel pendant le weekend (samedi et dimanche), tel que défini dans vos horaires. Pour modifier les jours de fin de semaine, voir Horaires de renvoi d'appels pour plus d'information.
- Quotidienne: Sélectionnez cette option si vous souhaitez déclencher le rappel chaque jour.
- Hebdomadaire: Cette option déclenchera le rappel une fois par semaine, le jour et à l'heure que vous spécifiez.
- Mensuelle: Cette option déclenchera le rappel une fois par mois, le jour et à l'heure que vous spécifiez.
- Annuelle: Cette option déclenchera le rappel une fois par année, le jour et à l'heure que vous spécifiez.
Paramètres du rappel
Spécifiez le moment et à quel numéro vous souhaitez recevoir le rappel dans cette section. Les champs varient selon la fréquence du rappel.
- Choisissez la date et l'heure du rappel.
- Sélectionnez le numéro de téléphone où vous souhaitez être appelé. Les éléments de cette liste correspondent aux numéros de téléphone associés à votre compte (voir Configuration > Numéros de téléphone).
Message à diffuser
L'assistante virtuelle peut vous communiquer un message lorsque vous recevez le rappel. Elle peut vous lire un message, diffuser un message audio ou ne communiquer aucun message du tout. Vous devez choisir une seule option.
- Pas de message: Sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas recevoir un message spécifique, notamment lorsque l'assistante virtuelle doit simplement attendre vos commandes vocales.
- Texte: Sélectionnez cette option si l'assistante virtuelle doit vous lire un texte à l'aide du moteur de transcription vocale. Entrez le message que l'assistante virtuelle doit lire. Le texte doit être dans la langue de votre profil.
- Voix:
- Sélectionner un message audio: Cette option vous permet de choisir parmi une sélection de messages pré-enregistrés. Cliquez sur l'icône Écouter pour entendre le message audio.
- Télécharger un fichier audio: Sélectionnez cette option si vous souhaitez utiliser un message audio sauvegardé sur votre ordinateur. Sélectionnez le fichier audio à télécharger et à associer au rappel. Cliquez sur l'icône Écouter pour entendre le message audio.
- Enregistrer au téléphone: Sélectionnez cette option pour enregistrer le message audio depuis un appareil téléphonique. Sélectionnez le numéro de téléphone à partir duquel vous souhaitez enregistrer le message. Les éléments de cette liste correspondent aux numéros de téléphone associés à votre compte (voir Configuration > Numéros de téléphone). Cliquez sur le bouton Suivant pour recevoir un appel afin d'enregistrer le message. Après l'enregistrement, cliquez sur l'icône Écouter pour entendre l'enregistrement.
Exporter des rappels
Vous pouvez exporter une liste de rappels vers un fichier CSV ou PDF. Le fichier contiendra des renseignements sur le nom et la fréquence du rappel, la prochaine date de rappel, le numéro de téléphone où acheminer le rappel et le statut du rappel (actif/inactif).
Exporter une liste de rappels vers un fichier CSV
Pour exporter une liste de rappels vers un fichier CSV:
- Cliquez sur Rappels dans le menu principal.
- Sélectionnez les rappels à exporter:
- Un ou plusieurs rappels: Cochez la case à côté du nom des rappels à exporter.
- Tous les rappels: Cochez la case en haut de la colonne, à côté de l'entête Nom. Tous les rappels seront automatiquement sélectionnés.
- Cliquez sur le bouton CSV pour ouvrir la fenêtre d'exportation.
- Par défaut, le fichier est nommé Reminders.csv.
- Modifiez le nom du fichier si nécessaire, mais conservez l'extension CSV. Exemple: renommez Reminders.csv par MesRappels.csv.
- Assurez-vous d'enregistrer le fichier dans le répertoire désiré.
- Cliquez sur Enregistrer.
Exporter une liste de rappels vers un fichier PDF
Pour exporter une liste de rappels vers un fichier PDF:
- Cliquez sur Rappels dans le menu principal.
- Sélectionnez les rappels à exporter:
- Un ou plusieurs rappels: Cochez la case à côté du nom des rappels à exporter.
- Tous les rappels: Cochez la case en haut de la colonne, à côté de l'entête Nom. Tous les rappels seront automatiquement sélectionnés.
- Cliquez sur le bouton PDF.
- Enregistrez le fichier à l'emplacement de votre choix sur votre ordinateur.
Trier la liste des rappels
La liste des rappels est présentée en ordre chronologique (par date avec les rappels les plus récents en haut de la liste).
Vous pouvez trier les différentes colonnes par ordre alphabétique ou numérique (en fonction du type d'information dans la colonne) en cliquant sur les entêtes de colonnes dans le tableau.