Assistante virtuelle

Description de poste

L'assistante virtuelle utilise la technologie de reconnaissance vocale ainsi que la téléphonie IP et la messagerie afin que les utilisateurs bénéficient d'une productivité accrue et d'une mobilité sécuritaire. Elle transforme votre téléphone en un bureau portatif avec une assistante personnelle.

L'assistante virtuelle ne sert pas le café, mais elle vous aide à gérer vos communications d'affaires 24/7 sans jamais prendre de vacances ni de congé de maladie. L'assistante virtuelle fait deux choses:

Elle vous transfert vos appels ou prend un message, conformément à vos directives.
Lorsque vous l'appelez, elle répond et exécute vos commandes pour consulter votre agenda, prendre vos messages, programmer des réunions, appeler vos contacts ou leur envoyer des messages, etc. Elle vous renseigne aussi sur les derniers appelants et vous offre la possibilité de rappeler quelqu’un ou de composer un numéro de téléphone.

Pour accomplir ces tâches:

L'assistante virtuelle doit savoir comment gérer vos appels entrants, c'est-à-dire où vous joindre (numéros de téléphone) selon le moment de la journée (au travail, après le travail, les fins de semaine ou pendant vos vacances).
Vous devez permettre à l'assistante virtuelle d'accéder à vos courriels, à votre calendrier et à vos contacts.

Avant d'utiliser l'assistante virtuelle, commencez par configurer votre compte en ouvrant une session sur le portail Web (connexion à votre messagerie, numéros de téléphone, contacts, etc.). Voir les rubriques Ouvrir une session sur le portail Web et Configuration initiale pour plus d'information.

Consignes d'utilisation

Tous vos appels entrants et sortants doivent passer par l'assistante virtuelle afin de profiter pleinement de toutes ses fonctionnalités.

Appels entrants: Tous les appelants doivent composer votre numéro unique (ou celui de la réceptionniste virtuelle si vous utilisez un compte d'entreprise), car celui-ci est directement lié à l'assistante virtuelle.
Appels sortants: Lorsque vous appelez quelqu'un, utilisez votre poste de bureau, le téléphone Web de l’application mobile ou du portail Web. Vous pouvez aussi appelez l’assistante virtuelle et lui demander de composer un numéro. Voir Comment joindre l'assistante virtuelle pour plus d'information.

Voici deux exemples illustrant pourquoi les appels entrants et sortants doivent passer par l'assistante virtuelle:

MAUVAISE UTILISATION

BONNE UTILISATION

APPELS ENTRANTS

Un appelant compose votre numéro de téléphone mobile.

Vous ne répondez pas et l'appelant est dirigé vers votre boîte vocale.
Le message vocal réside dans la messagerie de votre téléphone mobile.
Vous ne pourrez pas utiliser l'assistante virtuelle pour y accéder depuis le portail Web, l'application mobile, vos courriels ou par commandes vocales au téléphone.

Un appelant compose votre numéro unique.

Vous êtes en réunion, mais l'appel est acheminé sur votre mobile uniquement si l'interlocuteur confirme que son appel est important.
Si l'appelant préfère vous laisser un message, vous pourrez y accéder depuis le portail Web, l'application mobile, vos courriels ou par commandes vocales au téléphone (en appelant l'assistante virtuelle).

APPELS SORTANTS

Vous êtes avocat et décidez d'appeler un client directement à partir de votre téléphone mobile.

Vous composez le numéro du client sur votre téléphone mobile.
L'historique de cet appel figure sur votre téléphone mobile, mais pas sur le portail Web ou l'application mobile.
Au moment de facturer votre temps au client, vous devrez consulter l'historique de votre téléphone mobile et de tout autre appareil téléphonique utilisé pour communiquer avec lui.

Vous êtes avocat et décidez d'appeler un client à l'aide de l'assistante virtuelle.

Vous utilisez le téléphone Web du portail ou l'application mobile pour appeler le client, ou vous appelez l'assistante virtuelle et lui demandez d'appeler le client.
L'historique de cet appel s'ajoute au journal d'appels du portail Web et de l'application mobile.
Au moment de facturer votre temps au client, vous accédez au journal d'appels sur le portail Web et téléchargez l'historique des appels entrants et sortants.

Trouver le numéro de téléphone de l'assistante virtuelle et de la réceptionniste virtuelle

Le numéro de l'assistante virtuelle (et celui de la réceptionniste virtuelle si vous utilisez un compte d'entreprise) est affiché dans l'entête du portail Web. Cependant, vous les trouverez aussi à la section Configuration.

Dans le menu principal, cliquez sur Configuration > Numéros de téléphone.
La section Numéros d'accès au service affiche le numéro de téléphone de l'assistante virtuelle et de la réceptionniste virtuelle.
Vous y trouverez aussi votre identifiant, ainsi que votre poste virtuel et nom phonétique si vous utilisez un compte d'entreprise.

Appeler l'assistante virtuelle et commencer une session téléphonique

À partir de votre fuseau horaire régulier

Vous pouvez appeler l'assistante virtuelle de trois différentes façons:

Composez le numéro direct de l'assistante virtuelle.
Composez votre numéro unique, si vous en avez un:
- à partir d'un numéro déjà configuré dans le système sans devoir fournir vos codes d'accès (auto-PIN). L'assistante virtuelle vous reconnaîtra dès que vous l'appelez depuis ce type de numéro.
- à partir de n'importe quel autre numéro, ensuite appuyez sur la touche ÉTOILE (*) dès que vous entendez la tonalité d'accès.
Composez le numéro de la réceptionniste virtuelle si vous utilisez un compte d'entreprise:
- à partir d'un numéro de téléphone déjà inscrit à la page Configuration > Numéros de téléphone.
- à partir de n'importe quel autre numéro de téléphone, ensuite appuyez sur la touche ÉTOILE (*) ou prononcez le nom de l'assistante (par exemple: Excendia) dès qu'elle décroche.
Appuyez sur l'icône Assistante virtuelle sur votre téléphone mobile ou tablette. Voir Application mobile pour plus d'information.

Authentification par téléphone

Vous pouvez accéder à l'assistante virtuelle depuis n'importe quel numéro de téléphone afin d'ouvrir une session téléphonique. Pour accélérer le processus d'accès, appelez depuis l'un des numéros privés (à la section Configuration > Numéros de téléphone) afin que l'assistante puisse vous reconnaître automatiquement.

Pour chaque numéro, vous pouvez décider comment l'assistante virtuelle doit vous authentifier et gérer vos appels.

Dans le menu principal, cliquez sur Configuration > Numéros de téléphone.
À la section Numéros privés, cliquez sur l'icône Modifier à côté du numéro de téléphone privé pour accéder aux réglages.
Choisissez l'une des options offertes à la section Gestion des appels:
- Auto-PIN: Vous n'aurez pas besoin de composer votre identifiant ou NIP lorsque vous appelez l'assistante virtuelle depuis ce numéro.
- Auto-ID: Vous n'aurez pas besoin de composer votre identifiant lorsque vous appelez l'assistante virtuelle depuis ce numéro, cependant vous devrez toujours fournir votre NIP. Pour ouvrir une session, entrez votre NIP et appuyez sur la touche DIÈSE (# ). Il n'est pas nécessaire d'entrer votre identifiant.
- Inconnu: Lorsque vous appelez l'assistante virtuelle depuis ce numéro, l'assistante virtuelle ne vous reconnaîtra pas automatiquement et vous devrez fournir votre identifiant et NIP. Pour ouvrir une session, entrez votre Identifiant et votre NIP et appuyez sur la touche DIÈSE (# ).
- Rappeler: L'assistante virtuelle vous reconnaîtra lorsque vous l'appelez depuis ce numéro, cependant elle vous rappellera au lieu de répondre à votre appel (cette fonction est utile lorsque vous voyagez à l'étranger). Ainsi, les frais d'interurbain seront facturés à votre compte d'assistante virtuelle.

Lorsque vous appelez l'assistante depuis un numéro inconnu, vous devez entrer votre identifiant et votre NIP, et appuyer sur la touche DIÈSE(# ) pour accéder à votre compte.

Voir la rubrique Authentification à la section Réglages des numéros pour plus d'information.

Lorsque vous voyagez à l'étranger

Lorsque vous n'êtes pas dans votre zone d'appel régulière, utilisez la fonction de rappel pour accéder à l'assistante virtuelle et épargner des frais d'interurbain.

Lorsque vous voyagez, ajoutez un numéro de cette localité pour recevoir des appels à moindre coût (les appels sont effectués à l'aide de l'assistante virtuelle sans donner lieu à des frais d'itinérance). Il peut s'agir d'une ligne fixe ou d'un numéro mobile pour lequel les appels entrants sont gratuits ou assujettis à un tarif bas.
- Pour ajouter un numéro local à vos numéros privés, voir la rubrique Ajouter un numéro de téléphone privé et assurez-vous de cocher l'option Ne réponds pas mais rappelle-moi. à la section Authentification.
Appelez directement l'assistante virtuelle. Même si l'appel est interurbain, vous n'aurez pas à payer des frais d'interurbain parce que l'appel n'est pas techniquement effectué en mode de rappel.
- Raccrochez dès que vous entendez une tonalité de circuit occupé.
- L'assistante virtuelle vous rappellera immédiatement pour commencer une session téléphonique. Vous pourrez alors lui donner des commandes vocales comme si vous n'aviez jamais quitté votre localité.

Comment les gens réussissent à vous joindre grâce à l'assistante virtuelle

Les gens peuvent vous joindre:

en composant votre numéro unique.
en appelant la réceptionniste virtuelle et en entrant votre numéro de poste, ou en prononçant votre nom (si vous utilisez un compte d'entreprise).

Lorsqu'une personne compose un de ces numéros, l'assistante virtuelle dirige l'appel où vous voulez en se basant sur votre statut, vos horaires, vos règles de filtrage d'appels et vos numéros de téléphone.