Guide de démarrage

Aperçu

Les services {EVATEL} combinent la technologie de reconnaissance vocale avec la téléphonie IP et la messagerie afin que les utilisateurs bénéficient d'une productivité accrue et d'une mobilité sécuritaire. Ils vous permettent de transformer votre téléphone en un bureau portatif avec une assistante personnelle.

Le système comprend une gamme de solutions de productivité et de mobilité d'affaires:

Accès vocal aux contacts: Appelez vos contacts et collègues ou envoyez-leur des courriels par commandes vocales à partir de n'importe quel téléphone.
Accès vocal aux courriels: Écoutez vos courriels et envoyez des courriels à vos contacts et collègues par commandes vocales. Vous pouvez également supprimer, archiver ou transférer des courriels à vos contacts en mode mains libres.
Accès vocal à votre agenda: Consultez et programmez des rendez-vous par commandes vocales à partir de n'importe quel téléphone.
Numéro unique: Un seul numéro pour vous appeler, vous télécopier des documents et vous transmettre des messages texte (SMS). Vos appels entrants sont dirigés où vous voulez.
Accès vocal aux messages vocaux: Écoutez vos messages vocaux, transmettez-les à des contacts ou collègues, ou rappelez des gens depuis le portail Web, l'application mobile ou par commandes vocales à partir de n'importe quel téléphone. De ces interfaces, vous pouvez également supprimer ou archiver vos messages.
Téléphone Web: Utilisez le logiciel téléphonique pour appeler des gens depuis le portail Web ou l'application mobile.
Smart Fax: Recevez des télécopies sur votre numéro unique afin d'y accéder par courriel et depuis le portail Web et l'application mobile.
Smart SMS (textos): Recevez des messages texte (SMS) sur votre numéro unique afin d'y accéder par courriel et depuis le portail Web et l'application mobile.
Alertes vocales: Utilisez-les pour ne pas oublier des tâches ou des événements encore pour vous rappeler afin d'économiser sur les frais d'interurbain ou d'itinérance.
Historique des appels: Conservez l'historique de tous vos appels entrants et sortants aux fins d'archivage, de suivi et de facturation.

Notions de base

Avant d'utiliser les services {EVATEL}, vous devez comprendre deux concepts clés:

Numéro unique - Un seul numéro de téléphone pour toutes vos communications (voix, télécopies et textos)

Tous appels, télécopies et messages textes convergent vers un seul numéro. Lorsqu’une personne compose votre numéro unique, l’assistante virtuelle dirige l’appel où vous voulez en se basant sur votre statut et vos réglages de renvoi d'appels. Ces réglages incluent:

Votre statut: Au travail, Hors du bureau, En réunion, Non disponible ou tout autre statut personnalisé. Voir Statut pour plus d'information.
Vos numéros de téléphone: Tous les numéros de téléphone où il est possible de vous joindre. Vous gérez la liste des numéros sur le portail Web. L'assistante virtuelle utilise ces numéros pour relayer vos appels et pour vous identifier lorsque vous appelez. Voir Numéros de téléphone pour plus d'information.
Vos préférences de filtrage d'appels: Cet ensemble de règles indique à l'assistante si vous souhaitez recevoir uniquement les appels d'un groupe précis de contacts et si elle doit se renseigner sur l'importance de l'appel. Les préférences de filtrage d'appels déterminent comment acheminer vos appels d'après votre statut. Voir Filtrage d'appels pour plus d'information.
Votre horaire de renvoi d'appels: Les horaires déterminent comment vos appels doivent être relayés en fonction du moment de l'appel (pendant les heures de travail ou un événement spécial, la fin de semaine, etc.). À chaque période correspond un statut servant à déterminer les règles de filtrage et de renvoi d'appels. Ainsi, vous pouvez choisir de prendre vos appels à plusieurs numéros de téléphone ou encore les diriger vers votre boîte vocale. Voir Renvoi d'appels pour plus d'information.

Messagerie unifiée - Une seule boîte de réception pour toutes vos communications

La messagerie unifiée fait converger toutes vos communications vers un seul endroit (courriels, télécopies, textos et messages vocaux). Ainsi, l'assistante virtuelle utilise le numéro unique pour recevoir tous vos appels, télécopies, textos et messages vocaux afin de les rendre accessibles sur le portail Web et l'application mobile, par commandes vocales ou touches sur un téléphone ainsi que votre boîte de réception où résident vos courriels.

Par défaut, l'assistante virtuelle convertit vos télécopies en document PDF et vos messages vocaux en fichier audio .WAV avant de vous les transmettre par courriel. De cette manière, votre boîte de réception normalement réservée aux courriels peut également accueillir vos messages vocaux, télécopies et textos.

Rôle de l'assistante virtuelle

L'assistante virtuelle a deux rôles:

ELLE PREND VOS APPELS
L'assistante virtuelle intercepte vos appels et les achemine conformément à vos directives du moment. S'il s'agit d'une télécopie, elle l'envoie dans votre boîte de réception et vous en avise. S'il s'agit d'un message texte, elle vous en avise et peut vous le lire si vous êtes au volant, ou vous pouvez y accéder depuis le portail Web, l'application mobile ou votre boîte de réception. Finalement, elle filtre les appels entrants en fonction de vos règles du moment. Ainsi, vous pouvez prendre uniquement les appels importants tout en évitant les appels importuns. À cette fin, l'assistante virtuelle se base sur votre statut (occupé ou disponible) et le type d'appelant. Elle peut aussi vous offrir le choix de prendre un appel ou de le diriger vers votre boîte vocale.
ELLE EXÉCUTE VOS COMMANDES LORSQUE VOUS L'APPELEZ (COMME UNE ASSISTANTE PERSONNELLE)
Lorsque vous composez son numéro, l'assistante virtuelle vous accueille et exécute vos commandes. Ainsi, vous pouvez vérifier votre calendrier, écouter vos messages, programmer des rendez-vous, appeler des contacts ou leur envoyer un message, changer votre statut et vos règles de renvoi d'appels, composer des numéros de téléphone, savoir qui vous a appelé, rappeler des gens, etc.

Pour accomplir ces tâches:

L'assistante virtuelle doit savoir comment vous joindre (où et quand).
Vous devez permettre à l'assistante virtuelle d'accéder à vos courriels, à votre calendrier et à vos contacts.

Avant d'utiliser l'assistante virtuelle, commencez par configurer votre compte en ouvrant une session sur le portail Web (connexion à votre messagerie, numéros de téléphone, contacts, etc.). Cliquez sur le lien Prêt à vous lancer? ci-dessous pour voir la marche à suivre.

Consignes d'utilisation

Pour profiter pleinement de toutes les fonctionnalités de l'assistante virtuelle, assurez-vous de faire transiter tous vos appels entrants et sortants par le biais du SERVICE {EVATEL}

Appels entrants: Les appels à votre numéro unique (ou réceptionniste virtuelle si vous êtes associé à un abonnement d'entreprise ) doivent être pris en charge par {EVATEL}.
Appels sortants: Passez par l'assistante virtuelle pour appeler quelqu'un.

Voir Comment joindre l'assistante virtuelle pour plus d'information.

Voici deux exemples illustrant pourquoi les appels entrants et sortants doivent passer par l'assistante virtuelle:

MAUVAISE UTILISATION

BONNE UTILISATION

APPELS ENTRANTS

Un appelant compose votre numéro de téléphone mobile.

Vous ne répondez pas et l'appelant est dirigé vers votre boîte vocale.
Le message vocal réside dans la messagerie de votre téléphone mobile.
Vous ne pourrez pas utiliser l'assistante virtuelle pour y accéder depuis le portail Web, l'application mobile, vos courriels ou par commandes vocales au téléphone.

Un appelant compose votre numéro unique.

Vous êtes en réunion, mais l'appel est acheminé sur votre mobile uniquement si l'interlocuteur confirme que son appel est important.
Si l'appelant préfère vous laisser un message, vous pourrez y accéder depuis le portail Web, l'application mobile, vos courriels ou par commandes vocales au téléphone (en appelant l'assistante virtuelle).

APPELS SORTANTS

Vous êtes avocat et décidez d'appeler un client directement à partir de votre téléphone mobile.

Vous composez le numéro du client sur votre téléphone mobile.
L'historique de cet appel figure sur votre téléphone mobile, mais pas sur le portail Web ou l'application mobile.
Au moment de facturer votre temps au client, vous devrez consulter l'historique de votre téléphone mobile et de tout autre appareil téléphonique utilisé pour communiquer avec lui.

Vous êtes avocat et décidez d'appeler un client à l'aide de l'assistante virtuelle.

Vous utilisez le téléphone Web du portail ou l'application mobile pour appeler le client, ou vous appelez l'assistante virtuelle et lui demandez d'appeler le client.
L'historique de cet appel s'ajoute au journal d'appels du portail Web et de l'application mobile.
Au moment de facturer votre temps au client, vous accédez au journal d'appels sur le portail Web et téléchargez l'historique des appels entrants et sortants.

Droits et permissions des utilisateurs

Il existe 2 types de comptes d'utilisateur:

Compte d'employé: Ce type de compte est associé à un compte d'entreprise (abonnement multi-utilisateurs). Les comptes d'employés sont créés et gérés par l'administrateur-entreprise. Les permissions de gestion d'un compte d'employé n'autorisent aucune modification à l'abonnement ou transaction donnant lieu à des frais.
Compte professionnel: Ce type de compte est réservé aux abonnements pour une seule personne (abonnement mono-utilisateur). Le titulaire peut gérer son compte à sa guise et y apporter des modifications entraînant des frais facturables. Il peut également accéder au module de facturation.

Prêt à vous lancer?

Avant d'utiliser l'assistante virtuelle, commencez par configurer votre compte en ouvrant une session sur le portail Web (connexion à votre messagerie, numéros de téléphone, contacts, etc.). Voir les rubriques Ouvrir une session sur le portail Web et Configuration initiale pour plus d'information.